Come organizzare efficientemente un trasloco aziendale?

Spostare un ufficio, un’azienda o un intero stabilimento produttivo è una questione da affrontare con molta cautela ed attenzione, perché presenta diversi aspetti che, se non ben valutati, possono causare gravi danni all’attività dell’azienda se non limitarne gravemente la produttività o comprometterne la ripresa nel nuovo sito.

Proviamo ad analizzare alcune criticità, partendo da quella che sicuramente è la necessità principale di ogni attività produttiva, cioè limitare al massimo il fermo lavorativo e non portare disagi o disservizi ai propri clienti. Come si può intuire, il fattore “tempo” è fondamentale.

Occorre come prima cosa predisporre un layout dei nuovi spazi, verificare la compatibilità degli arredi esistenti con le dimensioni e le altezze dei nuovi locali, verificare che eventuali macchine ed utensili siano facilmente alimentatili, che le portate dei solai siano adeguate ai pesi di casseforti o altre attrezzature di peso notevole.

Naturalmente bisognerà pensare con anticipo anche al trasloco delle linee telefoniche,dati e pianificare nel dettaglio il trasferimento di eventuali server.

Quando si avranno dati e dettagli sufficienti, bisognerà consultare due o tre imprese di trasloco per avere dei preventivi di costo ed anche per eventualmente raccogliere le indicazioni e i consigli dei professionisti, che sapranno certamente aiutarvi portandovi la loro pluriennale esperienza, acquisita sul campo in centinaia di situazioni analoghe alla vostra.

I tempi di organizzazione del trasloco dipendono molto dalle dimensioni e dalle complessità dell’azienda da trasferire, più è grande ed articolata tanto maggiore sarà il tempo necessario alle operazioni preliminari e alla pianificazione; inoltre bisogna tener ben presente che alcuni periodi dell’anno sono più ambiti per i traslochi aziendali: il mese di agosto e quello di dicembre, ad esempio, sono tra i più gettonati perché permettono di utilizzare periodi di vacanze o di attività lavorativa comunque ridotta oppure di far coincidere la riapertura nella nuova sede con i primi giorni del nuovo anno.

Indicativamente si può dire che un mese di preavviso è sufficiente per un ufficio medio/piccolo ma sicuramente non basta per programmare il trasferimento di una realtà più complessa, che preveda oltre agli uffici anche unità produttive, officine o archivi di dimensioni consistenti. Se ci si rivolge a traslocatori qualificati ed esperti nei traslochi industriali si sarà consigliati al meglio sulle tipologie dei materiali e dei contenitori necessari per imballare oggetti, macchine, attrezzature e documenti e sulle modalità di identificazione e classificazione dei vari oggetti e colli da trasportare.

I materiali e i contenitori saranno forniti direttamente dal traslocatore, che provvederà anche a fornire le etichette adesive sulle quali indicare le coordinate necessarie a far si che ogni oggetto ed ogni scatola venga riconsegnata nel posto giusto.

A tal proposito consigliamo di apporre sugli scatoloni etichette di colori differenti per differenziare reparti o piani di destinazione e con caselle da riempire con le indicazioni della stanza, dell’area e del destinatario aiutano e semplificano la consegna e riducono al minimo il rischio che un pacco o un documento venga smarrito.

Solitamente già nella fase di contatto iniziale e di pianificazione, il traslocatore fornirà indicazioni sui mezzi che intenderà utilizzare (camion, autogrù, montacarichi, carrelli particolari, etc) e compilerà una tabella dei tempi e delle priorità dei vari interventi.

Consigliamo inoltre di tenere sempre una copia dei documenti importanti sottoforma digitale, sfruttando i vari Drive che permettono di archiviare in memoria moltissimi documenti, evitando che vadano perdute le copie cartacee.

Se tenete alla vostra attività, non cercate il prezzo più basso ad ogni costo ma valutate seriamente il traslocatore e considerate quanto potrebbe costarvi un fermo delle vostre attività o i disagi e disservizi di una gestione meno che professionale dei vari aspetti che un trasferimento comporta.